15 000 kvadratmeter, 750 arbetsplatser och 18 000 föremål - digitala lösningar hjälper till att organisera flytt

Att flytta är jobbigt. Tänk dig nu att behöva flytta från 15 000 kvadratmeter kontorsyta med cirka 750 arbetsplatser. Det är många bord, stolar, bildskärmar och kaffekoppar. Så var verkligheten för Botkyrka kommun när de flyttade från deras nuvarande kommunhus till tillfälliga lokaler samtidigt som kommunhuset ska byggas om till deras framtida kontor.

NIRAS har genomfört en omfattande inventering för att ge en bättre överblick över vilka inventarier som ska användas i de tillfälliga lokalerna, vilka föremål som ska förvaras eller som behövde hanteras på annat sätt. 18 000 föremål har märkts och registrerats digitalt, vilket ger kommunen bra information för att kunna överväga om föremål ska återanvändas eller inte. I de tillfälliga lokalerna återbrukades 85 % av inredningen.

Smarta sensorer hjälper till att optimera användningen av lokaler

Utöver denna planering har NIRAS även genomfört en digital nyttjandegradsmätning i kommunhuset. Detta hade två huvudfunktioner; för att få kunskap om hur lokalerna används i dagsläget, och som underlag för hur de tillfälliga och framtida lokalerna ska utformas. Denna mätning genomfördes digitalt genom att installera sensorer som mäter om arbetsplatser och mötesrum används eller inte, samt hur många personer som sitter i utvalda mötesrum när de används.

"Mätningarna visar oftast på en användning som skiljer sig från hur den uppfattas, vilket ger ett rättvist underlag för analys och diskussion. Dessutom kan användningen följas under dagarna och veckorna för att se om det finns mönster som kan vara viktigt att ta hänsyn till”, säger Karl-Oscar Nilsson som är ansvarig för nyttjandegradsmätningar på NIRAS.

Ett pussel som löstes på ett bra sätt

Flyttprojektet avslutades i april 2024 och leddes av Linnea Nilsson som ansvarig projektledare för projektet. I projektet hade Henrietta Lumme Kinnunen och Görel Wallinder, vår partner hos  OTB Projektledning även större roller i det löpande arbetet och många fler kollegor bistod i olika delar av projektet.

"När det gäller stora flyttprojekt är det alltid många aktiviteter och frågor som påverkar  varandra att planera för och hålla ordning på, samtidigt som målet är att göra det så smidigt som möjligt för verksamheten. Vi i projektgruppen har jobbat hårt för att uppnå detta och är stolta över att vi har lyckats lägga pusslet på ett bra sätt,” säger Linnea.

”Vi är väldigt nöjda med både genomförandet av flytten och resultatet när vi flyttat in i våra tillfälliga lokaler. Hållbarhet är viktigt för oss i Botkyrka och i projektet har vi kunnat arbeta med flera aspekter av det, social hållbarhet genom att exempelvis ta in sommarpraktikanter, ekonomiskt genom att vi minskar våra lokalytor och återbrukar inventarier och klimatmässigt genom återbruk av möbler och över tid även vårt tidigare kommunhus,” säger Andreas Dahlgren, programledare nytt kommunhus, nya arbetssätt Botkyrka kommun.

Som Andreas Dahlgren säger var en del av pusslet inventeringen där kommunens sommararbetare engagerades. Emil Danielsson ansvarade för att genomföra inventeringen och var arbetsledare för teamet med NIRAS-konsulter och Botkyrka kommuns sommararbetare.

"Vi är extra glada över att inventeringen genomfördes i samarbete med några av kommunens sommararbetare, vilket både skapade sysselsättning och gav dem möjlighet att testa arbetslivet," säger Emil Danielsson.