73 procent av alla kontorsplatser står tomma

Vilken dag i veckan är folk minst benägna att komma in till kontoret och när på dagen används mötesrummen mest?

Det är två vanliga frågor som Karl-Oscar Nilsson och hans kollegor besvarar åt kunder som vill optimera sina kontorsplatser. Lösningen är nyttjandegradsmätningar och smarta sensorer som installeras på kontoren. Tidigare var det vanligt med manuella mätningar.

– Man gick igenom arbetsplats för arbetsplats och noterade om någon var där, om det fanns jackor upphängda eller urdruckna kaffekoppar. Detta genomfördes vid 2–4 tillfällen per arbetsdag och gav en överblick för de specifika tillfällena, säger Karl-Oscar, konsult på Hyresgästrådgivning- och Lokalförsörjning.

I dag använder NIRAS sensorer som kan samla in pålitliga och konsekventa data över hela arbetsdagar och en längre period. Något som är betydligt mer tillförlitligt och tidseffektivt.

Två olika typer av sensorer som mäter rörelser

Karl-Oscar förklarar att en viktig del för att hitta den bästa kontorslösningen är en behovsanalys som kan belysa hur ett kontor ska användas av sina medarbetare.

– Under analysen installerar vi sensorer i alla rum på arbetsplatsen där data önskas, säger Karl-Oscar.

Därefter bör sensorerna samla in data i minst en månad. Själva sensorerna finns i två varianter: PIR-sensorer (Passive Infrared Sensor) och Pointgrab-sensorer. Den första sensorn läser av ljus, temperatur och rörelse och används bland annat för automatisk ljusreglering på toaletter. Den andra sensorn är mer avancerad och installeras i taket. Den läser av hur ett mötesrum används genom närvaro och antal människor.

Karl-Oscar berättar att tidigare mätningar har gett många viktiga insikter som överraskar kunderna.

– Av mer än 3 000 uppmätta kontorsplatser kan vi konstatera att en kontorsplats i genomsnitt står tom 73 procent av en arbetsdag. Det innebär sannolikt att kunden betalar för outnyttjade kvadratmeter, säger Karl-Oscar. En annan insikt som ofta förvånar kunderna är hur mötesrummen används, under cirka 50 procent av tiden sitter det bara en person i rummen oberoende av dess storlek.

Detta kan bland annat bero på att behovet av mindre rum för samtal/digitala möten har ökat efter pandemin och att man använder större mötesrum när det är brist på mindre rum.

Data kompletteras med mjuka värden

En av förklaringarna menar Karl-Oscar kan ligga i beteendepsykologi.

– När ett kontor känns tomt är man benägen att tänka, ”varför ska jag komma in om ingen annan gör det?” Dessutom är det väl känt att social interaktion, som en kort pratstund vid kaffemaskinen eller att äta lunch med en kollega är viktig för arbetsglädjen, den går förlorad om folk inte kommer till kontoret, säger Karl-Oscar.

Det kan också finnas praktiska förklaringar till varför specifika mötesrum används mer än andra, till exempel om det finns en fungerande utrustning i rummet eller om det är ett behagligt ljusinsläpp.

Förutom NIRAS analyser och enkätundersökningar genomförs även intervjuer med medarbetare. De är viktiga för att få en helhetsbild av kontorens nyttjande för att kunna landa rätt i lokalbehovet framåt.

– Med all denna data och den kontinuerliga mätningen av kontorsplatserna kan vi skräddarsy kontoren specifikt efter kundens behov, säger Karl-Oscar.